Setelah Digitalisasi, Dokumen Mau Diapakan?

Liputan6.com, Jakarta - Dalam presentasinya di hadapan awak media, di gelaran "Innovative Solution for Digital Document Management" Kamis (17/3/2016), Head of Product Management Fujitsu Indonesia Ewin Tan membeberkan pentingnya perusahaan, institusi pemerintahan dan lembaga lainnya melakukan digitalisasi.

Digitalisasi terbukti mampu mendukung bisnis dan lembaga organisasi dalam mentransfromasikan informasi berbasis kertas menjadi aset perusahaan yang bernilai. Hal ini memudahkan dalam pencarian, pengaksesan, dan pemrosesan lebih lanjut secara cepat dan cerdas.

Ia mencontohkan, klien Fujitsu yang merupakan perusahaan besar dengan jumlah pegawai sekitar 6.500 orang.

"Awalnya perusahaan itu menggunakan finger print untuk absensi. Tapi ternyata finger print itu tidak sanggup menanganinya karena jumlah pegawai sangat banyak dan berbagai alasan lainnya. Akhirnya mereka kembali ke cara tradisional dengan kertas. Sekarang bayangkan, repot kan kalau HRD meriksa satu-satu kertas itu, terus ngerekap datanya?"

Dalam kasus ini, ia menerangkan bahwa dengan digitalisasi, mengolah data absensi tadi menjadi lebih mudah. Perusahaan cukup memindai kertas-kertas itu, lalu data-data di kertas tersebut akan diproses dan diekstraksi hingga menghasilkan data akhir yang diinginkan.

Sampai di tahap digitalisasi dan output yang dihasilkannya, ia memancing rasa penasaran awak media dengan satu pertanyaan.

"Sekarang kalau dokumen sudah mengalami digitalisasi, muncul pertanyaan, mau diapakan dokumen tersebut?" Tanya Ewin.

Diungkapkannya, informasi di dokumen sangat berharga. Dan saat ini sudah ada sejumlah software dan layanan dari pihak ketiga yang menawarkan jasa pengelolaan dokumen seperti FileNet dan lain-lain.

Melalui software dan layanan tersebut, penyimpanan dan pengorganisasian dokumen menjadi praktis. Tak hanya itu, keamanannya pun bisa diandalkan ketimbang perusahaan menyimpan data.  

Tak hanya itu, solusi ini menyediakan pendekatan terstruktur untuk mengelola penangkapan (capture), penyimpanan (save), pengiriman (deliver), dan penghancuran (destruct/destroy) secara aman dari dokumen tersebut.

(Why/Isk)